こんにちは。関西支部の宮戸です。
2014年11月29日に開催されたセミナー『残業をほぼゼロにする！？デスクトップワークス流プロジェクトの進め方』をレポートします！
Web制作会社って「終電・徹夜が当たり前」「遅くまでいてなんぼ」「寝ない方がカッコイイ」ってイメージですよね。私も、そう思っていました。
ですが、これを続けていると寝不足だわ、肌は荒れるわ、デートはできないどころかプライベートでもなんにもできないわ、ってマイナスなことばかり。それに体力的にツラくなるから仕事は楽しいはずなのに「仕事がツライ。つまんない」って錯覚を起こしそうです。それはヤバい。
今回のセミナーで、そんな悩みをなんとかしてくれる方法を教えてくれるとか。
講師はschoo（スクー）やディレ協、独自講演で活躍中の株式会社デスクトップワークス 田口 真行さん。
田口先生が実際に取り入れた残業を（ほぼ）ゼロにしちゃった業務改善のポイントを紹介していただけるとのことなので、期待に胸が高鳴ります！！
わずか２ヶ月！残業をゼロにした４つのポイント
実は田口先生のところも以前は、残業＆徹夜が当たり前だったらしいです。
それをわずか2ヶ月で残業を（ほぼ）ゼロにして、業務改善を実施した2012年から現在に至るまで続いているとか。
めっちゃ大変なことしたんかなって不安にもなりましたが、田口先生が実際に取り組んだことは以下の４つ。
業務改善のために着目したポイント
- ツールの便利さを疑い、最小・最適化
- 妥協を惜しまない、効率アップを目指した環境改善
- 当たり前を崩し、最短ルートでの仕事の進め方
- ハッキリ明確に、あいまいな表現を使わない時間伝達
もっと細かくいろいろあるのかと思ったけど、シンプルでした。
が、実際に取り組もうとしても「田口先生やからできたんちゃいますか・・・」と思って、やる前から諦めがち。私もセミナー受け始めはそう思ってました。
でも、話を聞いていくと違うんです。
1．ツールの便利さを疑い、最小・最適化
スマホ、Facebook、電話、メール、カレンダー、FTP、ファイアーストレージ・・・
アナログなものからデジタルなものまで、さまざまなツールを仕事で使っています。
1つひとつは便利なツールなのですが、全部が本当に必要なものなのか？
ワークショップの時に意識して考えてみると、「これって必要？」「このツールは使わなくても、同じ（似た）機能こっちにあるやん！」というのがいろいろ出てきました。
バラバラになっているより1つのツールで複数の機能を使える方が効率がよく、ツール横断にかかる時間も短縮できます。チリも積もればなんとやら。わずかな時間でも短縮したいですもんね。
それに、自分が使っていないツールで作業されたタスクを引き継ぐ時って、かなり面倒だったりします。「いーっ！」ってなります（笑）
本来やらなくてもいい時間＝ムダをなくせば、その分だけ早く帰れる。単純ですが、その通りです。ツールは統一していた方がスマート！
便利だから使っているはずなのに、その便利さに時間を奪われているとは驚き。見直しって大事です。
２．妥協を惜しまない、効率アップを目指した環境改善
「住めば都」ではなく、どうすれば効率をあげられるのか、コミュニケーションがとりやすくなるのかを考えてレイアウト配置とマシン環境を徹底的に見直し！
レイアウトが変われば、コミュニケーションも変わる
机の配置は「島」になっていることが多いと思いますが、実はこれがスタッフ間のコミュニケーションを減らしている原因の1つなんです。
何か伝えたりする時に、移動が面倒だとメールで済ませることがあります。口で説明すると5分もかからないのに、メールを打つのに5分以上かかって伝わりづらい。時間のムダづかいにも程があります。
メールする＝伝えた気になるという落とし穴もあります。
そこで、田口先生は「島」をなくして部屋の真ん中にミーティング机を配置、ミーティング机を囲うような形にレイアウトを変更しました。これによってスタッフが集まりやすくなり、コミュニケーションがとりやすくなったとか。
さらに、ミーティング机を1週間のタスクを把握・管理できるカレンダーにして活用。タスクのボリュームと進行状況を、スタッフ全員で共有します。
1週間のタスクを俯瞰して見られるので、詰まりそうになれば再配分したり、前倒しで作業を進めたりと調整がラクラク！
デジタルのツールでも良さそうですが、田口先生もWBSなどいろいろ試して、たどり着いた管理方法らしいです。
それに、デジタルのツールはログインしないと確認できません。自発的に動かないと情報を見られないのは地味に煩わしいですね。
■ レイアウト変更まとめ
- スタッフ全員が必ず通るところにミーティング机を配置
- 進捗・ボリュームなどが最新情報で常に展開
- 管理制限がなく、自由に編集・更新ができる
行動範囲内に情報が展開されていると自然と目に入るし、自分のタスクが詰まっていれば自身で調整したり相談することもできます。全体を俯瞰できるのはとても動きやすい！
まるで専用機！効率アップを求めた徹底的なマシン環境改善
PCやアプリの立ち上げを待つ度に「ちょっと休憩」や、マシンの都合（古いとか）で出てくる「ムダな待ち」ってあります。
それが1分毎に10秒かかっているとすれば1日で80分※、1ヶ月で約26時間（！）となります。まさにチリも積もれば・・・ですね。もったいない。
※ 1日＝8時間で算出
で、マシン環境を超良くしたら効率も超良くなるよね！を合言葉に、田口先生の会社ではかなり思い切ったマシン環境の見直しをしたらしいです。この徹底っぷりがスゴイんです。
- とにかく速く！作業効率をあげるためにRAM&CPUをMAX増強
- 「ちょっと休憩」「ムダな待ち」をなくすために作業マシンを全てSSD
- ツール間の横断の時間を短縮するために27incディスプレイを1人3台
このマシン環境改善によって「ちょっと休憩」「ムダな待ち」が減るだけでなく、モチベーションが維持されて生産性もアップしたとか。モチベーション維持って大事ですよね。
「改革」といっていいほどのマシン環境改善。会社として、この環境を用意してくれるって本当にすごいです。
簡単に取り入れられるわけないやん！ってなりそうですが「セミナーでこんな内容聞いてきました」と、このセミナー内容を事例に進言してみるのも一つ。
想いを伝えましょう！
３．当たり前を崩し、最短ルートでの仕事の進め方
今の「やり方」「やりとり」は必要なことなのか、トラブルを事前に回避することはできないのか。当たり前と思っている部分も見直していきます。
思い込みをなくして、柔軟な考えで最短最速に
■ 仕事の流れ
田口先生がセミナー中に「仕事の流れで省略できるところはないか？」と話していました。1つずつふまえないといけないと思い込んでいたので、省略していいの！？と驚きました。
でも、「この工程を必ずしなくてはならない」なんてルールはありませんものね。思い込みって怖い。
田口先生曰く、契約上の決まりがないのであれば、ディレクションするうえで必要ない工程は省略しても良いんですって。
たしかに「要件定義ってなに？それより完成したものを早く見たい！」ってクライアントさん、いらっしゃいますもんね。
クライアントさんは完成したものが早く欲しいと思っている。
リスクマネジメントを徹底して、トラブルを回避
トラブルはスケジュールの後半になればなるほど多くなります。私もいろんなトラブルに出会いました。毎回、衝撃的デス。
これはトラブルの事例を持っていることになるんですが、プロジェクトを複数並行して進めていると終わった案件を振り返る時間と余裕ってなかなか取れません（汗）
しかし、終わった案件を振り返る＝評価することが大切だ、と田口先生。
過去の案件を振り返って、どんなトラブルがあったかをグループで出し合いました。ワークショップについては後述しますが、上述1と同様に意識してみるといろいろ出てくる出てくる。「こんなのあったなー」と思うだけと、意識して思い出してみるとでは全く違うものなんですね。
どんなトラブルがおこるか予測して、事前に対応（リスクマネジメント）することが可能なら手を打ち、ムダな寄り道を削減する！
４．ハッキリ明確に、あいまいな表現を使わない時間伝達
「今日中に作業して」のタイムリミットはいつか？
- 自社、またはクライアントの定時まで
- 仕事している時間が終わる（自分が帰る）まで
- テッペン行く（日付が変わる）まで
- 日は変わっちゃってるけど、翌日の始業時間まで
と、人によってさまざま。捉え方が違うためにトラブルがおこりやすいんですよね。
田口先生の会社では、クライアントさんに「明日までに」と伝えているタスクをスタッフに指示する時、同じように「明日までに」とは言わず、「明日の10:30までに」とハッキリと時間を伝えているそうです。
たしかに、時間が決まっているとその時間に間に合うように集中したり、効率よく進めるために思考をこらしますもんね。
時間が迫ってくると火事場の馬鹿力も発揮して、自分でもビックリするくらい早く進めることもできちゃったり。いつもこのチカラがでたらいいのに、って思います。
ワークショップで学んだこと
今回のセミナーでは、1チーム4～5人のグループでワークショップを2つ開催。
「自分が使っているツールの洗い出し」と「過去の仕事の振り返り（評価）」がテーマでした。
自分が使っているツールの洗い出し
- 普段、仕事でどんなツールを使っているか
- 出てきたツールのなかで不要なものはどれか
過去の仕事の振り返り（評価）
- 過去の案件を振り返り、どんなトラブルがあったか
- 出てきたトラブルを解決することでクライアントの満足度は高いか、低いか
上記をチームで出し合い共有し、出てきた情報をポジションマップに当てはめて整理しました。これを他社のディレクターさんとやると出てくる出てくる。ムダと「あるある」の連発！
出てきた情報の多さに若干、凹みそうにもなりましたが、いくつか出ている改善案をすぐにでも取り入れたいと思いました。
まとめと感想
ツール、環境、仕事の流れ、自分の振る舞い。現状に「何か」があるから残業をしている。この「何か」を見えるようにするためには使っているツールを洗い出したり、環境を見直したり、今まで関わってきた案件を振り返ったりと評価することが重要です。
トラブルにやられたり失敗して凹むのではなく、自発的に評価して次に活かすようにしないとダメ。セミナーで学んだことを心がけ、仕事に活かしたいと思います！
